08/11/2016
Parte do dia a dia das empresas, as reuniões costumam estar entre as necessidades mais odiadas e muitas vezes ineficazes das empresas. Foi até tema do livro “Odeio Reuniões” de Stephen Baker. A boa notícia é que esse cenário pode ser bem diferente, se a reunião for conduzida com algumas técnicas específicas. Afinal, a proposta das reuniões é agilizar tanto o tempo do grupo, quanto chegar a conclusões e encontrar soluções para problemas.
Aplicar as dicas abaixo, nem sempre é fácil. Afinal mudanças geram resistências. Para uma reunião ser eficaz, será necessário exigir um pouco mais de quem participa delas. Essas demandas podem deixar “incomodados” aqueles que participam das reuniões apenas para “fingir” que estão presentes.
Seguem às dicas:
1. Antes de convocar o grupo, analise que problemas você precisa solucionar nessas reuniões. Olhar por essa óptica vai lhe trazer uma visão diferente do que simplesmente pensar em qual o objetivo da reunião.
2. Definidas as soluções que devem ser geradas nessa reunião, verifique a lista de convidados. Tente reduzi-la pelo menos para a metade, perguntando-se: o que efetivamente essa pessoa pode contribuir com o tema?
3. Defina tanto a hora do início quanto do término da reunião. E cumpra à risca. Privilegiar quem se atrasa é desestimular e desrespeitar quem chega no horário.
4. Celulares fora da sala. O tempo da reunião costuma ser reduzido à metade com essa medida. Se um convidado realmente precisa receber uma ligação, peça a alguém que não vai participar da conversa que atenda o celular e chame a pessoa quando especificamente a ligação esperada chegar.
5. Reduza a comida nas reuniões. Café e água são suficientes para até duas horas de conversa. Em casos de conversas mais longas, algo leve como frutas que não implicam em parar os trabalhos e nem suscitam apartes sobre o cardápio oferecido
6. Reuniões são para debates e não para conhecer novos assuntos. Mande material sobre o tema da pauta para todo o grupo, com pelo menos dois dias de antecedência e peça leitura prévia. Na hora da reunião vocês vão debater em busca da conclusão em vez de passar horas apresentando conteúdo sobre o qual haverá pouco tempo para reflexão. Ler e refletir antes além de economizar tempo, permite uma reflexão mais profunda.
7. Quem não fizer a lição de casa, automaticamente perde o direito de opinar ou questionar. Participa da reunião como ouvinte. Na primeira ou segunda vez em que essa postura é adotada, costumam haver reclamações. Depois o grupo se acostuma quando percebe os bons resultados da prática
8. Termine a reunião com um resumo do que foi decidido, defina prazos e responsabilidades para os próximos passos. Não termine sem deixar uma missão para cada um. E cobre dentro do prazo estipulado.
9. Registre esse resumo. Pode ser até um registro em Excel. Substitua a ata convencional e retórica por esse registo breve e em tópicos.
Boa reunião.
Karen Gimenez - jornalista pós-graduada em Estratégia Empresarial, Geógrafa e mestranda em Comunicação e Semiótica. Consultora nas área de Comunicação, Educação de adultos, Gerenciamento de Crises, Gestão e Desenvolvimento de Pessoas Professora de pós-graduação da Unip.
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